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publié le : 2 juin 2017 - Catégorie : Business
Le coût des documents ne se limite pas au prix du papier, des photocopies, des impressions ou encore à celui de son stockage. Le coût le plus souvent négligé est celui du temps passé à les classer et à les rechercher. Le temps du patron, de sa secrétaire, de ses commerciaux.
Plus les documents sont diversifiés, plus nombreuses seront les heures passées à classer et rechercher. Un temps perdu qui coute très cher. Il existe pourtant des solutions qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.
Pour retrouver un document, certes. Mais pour quelles raisons un document a-t-il besoin d’être retrouvé ? Se poser la question, est la première étape vers la solution.
Fondamentalement, il y a deux raisons pour lesquelles nous classons un document.
La première, c’est l’obligation légale. Vous ne pouvez pas vous permettre d’égarer des documents administratifs qui sont essentiels à la gestion de votre entreprise : factures, statuts, liste des clients, offres et demandes de prix. Dans la masse des documents que vous recevez, ils sont les premiers à être rangés dans vos dossiers, classeurs, étagères ou tiroirs. En général, vu leur importance, ils sont classés sérieusement et faciles à retrouver. Sauf quand votre responsable administratif(ve) est absent(e)….
La seconde raison pour laquelle nous classons un document est tout simplement qu’il nous intéresse. Il concerne notre métier, nos clients, nos fournisseurs, il nous apporte de nouvelles informations potentiellement très utiles. Voilà un futur nouveau client, voilà un fournisseur que je ne connaissais pas, voilà un service ou un produit qui entrerait bien dans ma gamme. Tous les jours vous faites de la « veille », plus ou moins bien organisée. Qu’il s’agisse d’emails, de magazines, de factures, de newsletters, de projets réalisés ou de n’importe quel autre document papier et informatique, certains méritent notre attention et sont inévitablement forwardés, copiés-collés, photocopiés, gravés et transférés pour finir là où nous sommes certains de les retrouver à une date ultérieure. Certain ? Vous êtes sûr de bien savoir où vous l’avez mis ? Dans quelle farde, dans quelle armoire, dans quelle pile de papiers qui traine sur votre bureau ? Combien d’informations potentiellement utiles avez-vous perdu, faute d’un classement sérieux ? Si le classement des documents administratifs reste invariable avec le temps, le classement de tout autre type de documents évolue sans cesse de façon aléatoire et génère une grande perte de temps aussi bien dans le classement que dans la recherche.
Et puis, comment savoir dès le départ dans quel dossier ou sous-dossier, placer, le ou les documents à conserver ? Il y a de fortes chances que le classement évolue avec les recherches jusqu’à ce qu’il réponde à une logique obscure que vous seul comprenez.
Il en est de même avec les documents partagés au sein des entreprises. Qu’ils soient partagés sur des serveurs ou dans une armoire, il est impératif qu’une personne se consacre à mettre de l’ordre dans les classements ou à imposer une certaine rigueur aux autres utilisateurs. Sans cela, tout classement commun devient anarchique.
Bref, soit on perd du temps à classer pour en gagner lors des recherches. Soit on gagne du temps dans le classement pour en perdre dans les recherches. Le problème c’est que généralement, nous n’avons jamais le temps de classer correctement et lorsqu’il nous faut un document ou une information, il nous la faut tout de suite.
QUELQUES FAITS
- Notre premier réflexe lors de la création d’un nouveau document est de rechercher ce qui a déjà été fait. 80% des nouveaux documents sont des rééditions d’anciens documents.
- Nous passons en moyenne 150h par an à rechercher un document ou une information. Nous ne passons que 5 à 6 % de ce temps à lire ces informations.
- Un document est photocopié ou imprimé en moyenne 10 fois. Seule une copie est consultée.
- Chercher un document coûte plus cher que d’en créer un nouveau.
- 80% des entreprises font faillite après des dégâts naturels parce qu’elles ne s’étaient pas préparées à l’éventualité de perdre ses documents.
ÇA CHANGE TOUT !
Retrouver rapidement n’importe quel document ou information qu’il contient sans aucun classement préalable est aujourd’hui du domaine du réalisable. Comment ? En combinant judicieusement indexation, métadonnées et reconnaissance de caractères.
L’indexation consiste à retrouver une information contenue dans un document à partir d’un mot-clé. L’index d’un livre, par-exemple, permet de savoir directement dans quelles pages se trouve un mot recherché. En informatique, un moteur de recherche tel que GoogleTM n’est en fait qu’un indexeur (full-text) qui parcoure des millions de pages pour retrouver le mot que vous recherchez et affiche les résultats par ordre de pertinence. GoogleTM Desktop, déjà très répandu, vous permet de faire de même mais uniquement sur certains documents informatiques présents sur votre ordinateur, en laissant les documents là où ils se trouvent en doublon, triplon, etc.
Les métadonnées, également appelées ‘tags’ dans le jargon Internet, sont des informations descriptives des documents. Elles permettent de donner une identité à un document et donc de le distinguer des autres. Par exemple, un document peut avoir comme métadonnées : Type de document (document papier, fax, courrier, email, magazine, Word, PDF, Open Office, etc.) – Type du document (contrat, facture, documentation, …) – Auteur (collaborateur, client, fournisseur, …) – Date (création, réception, modification, échéance, …) – Résumé.
Les métadonnées présentent 3 avantages en comparaison avec le classement classique :
1. Elles peuvent être modifiées à volonté sans devoir déplacer le document d’un dossier à un autre.
2. Un document peut être retrouvé de plusieurs façons. Si chaque métadonnée correspondait à un dossier ou sous-dossier, un seul document peut se trouver simultanément dans chacun de ceux-ci, sans devoir être dupliqué.
3. Elles peuvent être créées et assignées aux documents de façon entièrement automatisée.
Quant à la reconnaissance de caractères, elle permet tout simplement de faire avec les documents papiers ce que l’indexation et les métadonnées font avec les documents bureautiques : permettre de retrouver un document informatique sans jamais devoir le classer.
Là où la solution de CONNECTOR (www.classify4u.eu) est originale c’est que sa solution C4U, dédiée aux TPE/PME, vous permet pour un coût modique mensuel de classer sans trier tous types de documents (papier, email bureautiques, photos, manuscrit, de veille Internet), facilement, sans vraiment modifier vos habitudes.
Sources :
Horizons – Solutions in the Digital Office – Xerox Corporation
PriceWaterhouseCoopers Survey
Infoconomy
Documents, People and Technology: A European Perspective - Xerox Corporation
CAP Ventures
Gartner Group Survey
Sun-Sentinel Company
www.aplusorganizing.com
The Myth of the Paperless Office, Abigail Sellen and Richard Harper
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